Internationale bedrijven, organisaties met meerdere locaties, bedrijven zonder kantoor,… Niet iedere organisatie is in de gelegenheid om ‘live’ samen met elkaar stil te staan bij mijlpalen en feestelijkheden. Wat doe je dan? Helemaal niks? Ieder voor zich? Speciaal voor dit soort situaties kun je een virtueel feest organiseren! Vanaf een eigen locatie toch samen feest vieren! Hoe dat ritueel in z’n werk gaat leggen we je in dit artikel uit.

De verjaardagen van je collega’s, de nieuwe koers van de organisatie, een bijzonder resultaat van een team, de kerstborrel,… Binnen je organisatie stilstaan bij mijlpalen, successen en feestelijkheden is belangrijk. Dat zorgt voor verbinding, voor sterke relaties en een stevige band tussen medewerkers en de organisatie en tussen collega’s onderling. Maar wat doe je als je als organisatie verspreid werkt over heel Nederland? Of over heel de wereld? Wat als je je collega’s bijna niet ziet, omdat jullie geen vast kantoor hebben. Of wanneer je wegens noodweer of ziekte feestelijkheden noodgedwongen moet annuleren? Hoe geef je dan invulling aan belangrijke momenten?

Bestaande technologie in een nieuw jasje

Een Feest Op Afstand biedt dan wellicht uitkomst. Hoe het werkt? In plaats van ‘live’ ontmoet je elkaar virtueel achter je eigen computer thuis of op het werk. Dat klinkt misschien wat onpersoonlijk, maar met een goede voorbereiding is zo’n feest verrassend effectief en betekenisvol.

Hoe het werkt?

  • Nodig mensen uit op een virtuele ontmoetingsplek. Gebruik hiervoor de technologie die je normaal voor virtuele vergaderingen gebruikt. Afhankelijk van de mogelijkheden kun je mensen individueel samenbrengen of via video conference teams samenbrengen in ruimtes op hun eigen locatie. Is dat laatste geval? Regel dan per locatie een ‘feest-facilitator’ die je tijdens het feest direct kunt benaderen via bijvoorbeeld whatsapp om de aandacht van de groep te krijgen.
  • Stuur iedereen een persoonlijke partybox. Heeft het feest een bijzondere aanleiding, een apart thema en is er specifieke aankleding nodig? Zorg dan dat alle mensen die je uitnodigt een feestpakket ontvangen met de nodige spullen. Denk aan slingers, props en voor iedereen een playlist met dezelfde muziek. Leuk detail, regel ook dat drankjes en hapjes worden bezorgd!
  • Geef een duidelijke planning. In tegenstelling tot een live-feest kun je een virtueel feest niet helemaal op z’n beloop laten. Wil je bepaalde activiteiten doen? Dan moet je dat duidelijk in een planning aangeven. Zo weten mensen precies wanneer er iets van ze verwacht wordt, bijvoorbeeld bij de start van het feest de playlist aanzetten! Dat geldt voor virtuele feesten waar mensen zelf achter hun computer zitten, maar zeker ook wanneer teams samen in één ruimte deelnemen aan een Feest Op Afstand. Zorg dat duidelijk is wanneer mensen ontspannen kunnen kletsen en wanneer je hun aandacht nodig hebt.
  • Get the party started. Laat mensen virtueel binnen druppelen. Wanneer je gezelschap compleet is, geef je als organisator de aftrap en laat het feest beginnen. Zorg dat je aan het einde ook weer de aandacht van alle aanwezigen hebt om gezamenlijk af te sluiten.

Het Feest Op Afstand is een voorbeeld om op een andere manier te kijken naar bestaande rituelen in je organisatie.